TU ÎȚI ORGANIZEZI TIMPUL SAU TE CONDUCE EL PE TINE?

Pentru mulți dintre noi, criza n-a început nici acum 1 an și nici nu se va termina peste alți 2. S-ar părea că trecem de la o criză la alta în permanență, de parcă întreaga viață ar fi o continuă criză: criză de timp, criză de haine, criză de joburi, criză de oportunități, criză de bani, criză de afectivitate, criză de mijloace... ce mai, peste tot numai criză!... Cum putem vorbi de ieșitul la liman, cum putem înainta și evolua, când noi nici măcar nu putem ține pasul cu toată vâltoarea care se prăvale pe lângă noi și prin noi? Viața își urmează cursul ei firesc și nu se oprește nici măcar dacă o rugăm frumos. Ea vine și ne aduce alte și alte provocări, iar de modul în care ne raportăm la aceste provocări depinde abilitatea noastră de a conduce viața sau de a ne lăsa conduși de ea.

Astăzi ne vom opri puțin să discutăm despre managementul personal al timpului. De ce? Pentru că timpul e una din problemele majore ale oamenilor societății actuale. Angrenați în diverse activități, nimic parcă nu mai are constanța și echilibrul pe care îl aveau pe vremuri activitățile și împărțirea pe fracțiuni a timpului unei zile. Altădată știam că serviciul începe la 7.00 și se termină la 15.00, la 16.00 vine copilul de la școală și luăm masa în familie, până la 19.00 facem teme și apoi copiii se joacă, iar adulții mai fac câteva treburi organizatorice sau de relaxare. Acum... lucrurile se complică: începem în mod normal programul la 9.00, dar plecăm de acasă de la 7.30 căci ieri n-am terminat prezentarea pe care trebuie să o prezentăm la ședința de la ora 10.00. La birou, munca e o continuă fugă, cu sarcini ce sunt toate urgente și toate de o importanță maximă. Colegii te roagă să-i ajuți, șefii îți pasează și alte proiecte, că doar ești competent, subalternii fac lucrul de mântuială, căci e cineva care mai verifică o dată materialul, tu cu competența ta... totul se transformă la serviciu într-un vârtej... Din care îți impui să ieși la ora 19.00 și reușești la ora 20.00, după ce vezi că toți au plecat, partenerul te sună să vadă dacă te mai așteaptă sau mănâncă singur, ți-aduci aminte că trebuia să fi mers la spectacolul copilului, iar în frigider știi că nu mai e nimic de mâncare... Acasă totul trebuie luat de la capăt, căci jucăriile puse de tine ieri la loc sunt iar în mijlocul casei, hainele purtate lăsate toate la întâmplare, coșul cu rufe de călcat plin și vasele nespălate... Ca să nu mai vorbim că ți-ai luat la tine dosarul cu ultimul proiect, poate apuci să mai arunci o privire înainte să adormi...

Înainte de a intra în panică și a te înfuria, bine ar fi să arunci o privire asupra modului în care îți organizezi timpul. Organizarea eficace a timpului este o decizie conștientă, prin care hotărâm ceea ce este important și apoi ne planificăm timpul și viața în funcție de aceste aspecte. Cheia problemei este să gândești proactiv. Nu aștepta și nu lăsa timpul să te preseze. Preia controlul și decide cum îți vei organiza timpul. Pentru aceasta, gândește-te câteva secunde: ce este important cu adevărat pentru tine? Ce acțiuni trebuie să duci la îndeplinire pentru a avea rezultatele dorite (fie ele profesionale sau personale)? ”Nimeni nu are timp suficient, dar cu toții dispunem de tot timpul existent” spune o vorbă cât se poate de adevărată. Fă să fii dintre aceia care ÎȘI FAC TIMP, nu dintre cei care se plâng mereu că n-au timp!

Ce ne facem, însă, că urgențele apar din toate părțile, oamenii ne cer să respectăm termenele limită, apar și mii de alte lucruri la care nici nu te-ai fi gândit.... Ai putea spune, și pe bună dreptate, de unde atâta proactivitate în aceste condiții?? Sfatul meu în aceste situații e să încerci să supraviețuiești, căci nu prea ai cum să schimbi ceva de la o secundă la alta. Singurul lucru care te ajută, dar doar pe termen mediu și lung, nicidecum pe termen scurt, e să încerci să faci tot ce ține de tine să reduci numărul acestor situații, planificând lucrurile în avans, adică fiind proactivi!

Cu timpul, vei observa că ordinea priorităților se va schimba. Părinții acordă mai mult timp familiei, decât indivizii singuri. Un student va acorda timp studiului, față de un licențiat care simte nevoia să se detașeze o perioadă de citit și învățat. Un proaspăt angajat va tinde să petreacă la început mai mult timp birou, pentru a se acomoda cu noile sarcini și pentru a face o impresie bună, mai mult decât un angajat vechi care a cam demonstrat tot ceea ce era de demonstrat în fața șefilor. Ia aminte de fiecare etapă prin care treci și reactualizează-ți mereu prioritățile din viața ta, acordându-le acestora cea mai mare importanță și, deci, cea mai mare cantitate de timp.

Un factor important de care mai trebuie să ții seama este echilibrul. Ține cont că nu suntem făcuți să ne concentrăm asupra unui singur lucru, excluzându-le pe toate celelalte prezente din viața noastră. Chiar dacă prioritatea ta din acest moment este afirmarea profesională, fă-ți timp pentru relaxare, sport, prieteni și distracție. Și aceste aspecte sunt esențiale pentru tine, pentru că din ele îți iei energia atât de necesară pentru a te ocupa de solicitările din câmpul muncii.

Un instrument bun de care să ții seama în lupta ta cu timpul este ceea ce specialiștii numesc principiul lui Pareto. Spre sfârșitul secolului XIX, economistul italian Vilfredo Pareto a observat că 80% din averi erau deținute de 20% din populație. Această ecuație (denumită de cele mai multe ori regula 20/80 sau principiul lui Pareto) a fost generalizată asupra multor aspecte ale vieții noastre: 20% din oamenii din firmă fac 80% din muncă, 20% din agenți fac 80% din vânzări, 20% din hainele din dulapul nostru le îmbrăcăm în 80% din timp, 80% din timpul nostru este petrecut pentru a rezolva 20% din probleme. Și exemple mai multe poți da tu din viața ta proprie... Eficiența noastră, în acest caz constă în a identifica și a rezolva acele probleme care sunt esențiale și asupra cărora merită să ne aplecăm în procent de 80% din timpul nostru.

Metodele de management al timpului sunt numeroase și tratate pe larg atât în lucrări de specialitate, cât și în articole de psihologie cotidiană, așa încât nu vom insista asupra lor în acest moment. Poate într-un articol viitor. Până atunci, însă, îți propun un test pe care să ți-l autoaplici. Tabloul răspunsurilor tale, afirmative sau negative, te pot ajuta să iei o decizie. Așadar, răspunde cu DA sau NU la următoarele întrebări:

1.     Trebuie să răspund mereu la situații de criză, căutând să le rezolv.

2.     Am foarte puțin timp pentru planificare în avans sau selectarea priorităților.

3.     Când plec de la serviciu ”la timp”, mă simt vinovat sau stresat pentru sarcinile rămase neterminate.

4.     Îmi este greu să-mi găsesc timpul necesar pentru familie/prieteni.

5.     Chiar și atunci când nu lucrez, îmi este greu să nu mă mai gândesc la ceea ce se întâmplă la serviciu.

6.     De cele mai multe ori am foarte mult de lucru.

7.     Nu am suficient timp pentru a mă implica în activități care mi-ar mări reputația profesională.

8.     Nu pot decât să sper că voi face față termenelor.

9.     Îmi este greu să găsesc un sistem de organizare a timpului care să funcționeze bine în cazul meu.

10.  Sunt mereu aceleași câteva probleme sau persoane care îmi ocupă cea mai mare partea a timpului.

 

Dacă ai chiar și un singur răspuns afirmativ, pot spune că ai oarecare dificultăți în gestionarea timpului. Cu cât numărul răspunsurilor de DA cresc, cu atât dificultățile sunt mai mari. FĂ-ȚI ACUM PUȚIN TIMP  și începe să lucrezi la remedierea lor. Fericirea ține de tine, nu de altcineva!

 

Te aștept și data viitoare să evoluăm împreună.

 

Cu drag,

Ștefania.